Que signifie dématérialiser ?
Dématérialiser, en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique. Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel
Numérisons nos documents!
Que du bonus pour la fiduciaire et l’entreprise :
- Les documents sont intègres et donc conforment à la législation.
- Les documents sont compressés donc peu d’espace disque occupé
- Les documents sont accrochés à l’écriture comptable.
- Corrections des balances F et C. (les questions diminuent)
- Précision dans les bilans. (la qualité du dossier augmente)
- On peut rendre les documents directement au client.
- Preuve en cas de litige (on a une copie de ce que l’on a encodé).
- On peut proposer la visualisation de ceux-ci (WinBooks Connect).
- On va pouvoir proposer un service de backup intègre (Archivage).
- On donne une image technologique et moderne du bureau.
Quels documents dématérialiser?
Les Financiers
Les OD de Salaire.
Les Factures papier.
Les Factures Électroniques non structurées (PDF)
Les Factures Électroniques structurées (UBL/eFFF/Peppol/xml)
…
Les financiers
Votre client n’apporte plus ses extraits.
J-1 : pour faire les rappels.
On reçoit les banques avant les autres documents.
Split cartes de crédit, Eco-chèques, Chèques repas
Copie PDF liée à l’écriture comptable (CodaBox).
Les OD de salaire
Automatisation de la transmission des documents comptables émanant des secrétariats sociaux.
Format Xml et Csv
Les documents sont disponibles dès leur émissions. Il ne faut plus attendre le bon vouloir du client.
Idéal pour raccourcir les cycles de comptabilisations.
Aspects Juridiques de la dématérialisation
Depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont traitées de façon égale.
Cela signifie qu’à partir de cette date, les données d’une facture peuvent être envoyées et reçues aussi bien sur papier qu’au format électronique.
Ce principe provient de la directive européenne qui fixe les règles de facturation (directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation). L’administration belge de la TVA a aussi inscrit ce principe dans la législation belge.
Authenticité de l’origine: l’identité de la personne qui émet la facture doit être garantie. Le fournisseur doit être en mesure de démontrer qu’il est à l’origine de la facture. Le client doit pouvoir garantir que la facture reçue provient bien du fournisseur de biens / services ou de celui qui a délivré la facture. En mettant en place au sein de votre entreprise un contrôle de gestion qui établisse une piste d’audit fiable entre une facture et la prestation concernée, en d’autres termes : il doit y avoir un lien entre les commandes, la livraison, la facturation et le paiement.
Intégrité: le contenu de la facture ne peut pas avoir subi des modifications.
Lisibilité: le contenu de la facture doit être lisible. Les données de la facture doivent être clairement lisibles, sur papier ou sur écran, sans nécessiter une étude ou interprétation excessive. La plupart des logiciels de facturation électronique, qui transfèrent des messages structurés, offrent également une version PDF afin que les clients et les factures de vérification puissent les lire facilement.
L’acceptation d’une facture électronique peut se faire de la même façon que l’acceptation d’une facture papier, par exemple en la payant.
Il peut aussi être plus explicite de demander au client de signer un document dans lequel il s’engage à accepter de recevoir des factures électroniques
Dématérialisation des documents comptables
La digitalisation suppose une adaptation du système informatique et de l’organisation du bureau comptable.
Consultez-nous tant pour le matériel que pour la solution logicielle.
Nouvelle organisation du bureau ?
C’est simple et ce n’est donc pas une révolution mais une nouvelle organisation
Factures d’achats et NC
Factures de vente et NC
2 paquets de factures à faire : Documents Mono Page et Multipages.
Qui va faire les scans des documents ?
Le gestionnaire du dossier.
ou le client.
ou via une numérisation centralisée.
…
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